משום כך הוא צריך להיות קצר, תמצתי ומנוסח כהלכה.

מכתב מסוג זה כותבים למשל: למוסדות ציבוריים, או פרטים לאנשים בעלי תפקיד ציבורי או בעלי תפקיד פרטי.

כמו: ראש עיר, בית משפט, מנהל בי"ס, עורך דין וכדומה.

ישנם סוגים שונים של מכתבים רשמיים:

מכתב התנצלות
מכתב תודה
מכתב פיטורין
מכתב המלצה
מכתב תלונה
מכתב בקשה

המבנה הקבוע של מכתב רשמי :

* לא להאריך יתר על המידה – 15-10 שורות יכולות להספיק כדי להראות שאתם מרוכזים במטרה ובעלי כושר התבטאות בכתב בלי לעייף את הקורא

* הצג את המשרה המבוקשת – הקל על המגייס את עבודת המיון והפחת את הסיכויים שהמכתב יאבד

* הסבר מדוע אתה מעונין במשרה – הסבר מדוע המשרה מתאימה לשאיפותיך המקצועיות ומה מעניין אותך באותו תחום

* הסבר במה אתה יכול לתרום – זהו חלק חשוב ביותר שבו עליך להדגים כיצד יכולותיך וניסיונך מתאימים לצורכי החברה והמשרה

* התאמה ולא שקר – ודא כי מה שמופיע במכתב האישי משתקף בקורות חייך

* אל תמעיט מערכך – כתוב רק מדוע אתה מתאים למשרה ולא מדוע אינך מתאים. כתוב בצורה חיובית ותן למגייס להחליט על סמך כישוריך וניסיונך

* כתוב במקצועיות – הראה שאתה מקצוען, בלי הומור ועקיצות

* כתוב מהם צעדיך הבאים –כתוב שאתה מתכוון להתקשר (אם לא נאסרה התקשרות טלפונית) או לשלוח מכתב נוסף כדי לברר מה עלה בגורלה של הפניה

* קרא את המכתב שוב לפני שליחתו – תקן שגיאות כתיב והקשר, ודא שלא התבלבלת עם מכתב קודם ששלחת

לדוגמה :

www26.brinkster.com/ofirg7/articles/exp_cover_letter.htm